Datenschutz
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Hinweis zum Datenschutz
Über unser „iWhistle-System“ können Kunden, Vertriebspartner, Mitarbeiter oder Geschäftspartner der BTS Finance Group AG und deren aktienrechtlich verbundenen Unternehmen DEFINET AG, FORMAXX AG und Mayflower Capital AG mögliche Regelverstöße und/oder Gesetzesverletzungen melden.
Über unser „iWhistle-System“ können Kunden, Vertriebspartner, Mitarbeiter oder Geschäftspartner der BTS Finance Group AG und deren aktienrechtlich verbundenen Unternehmen DEFINET AG, FORMAXX AG und Mayflower Capital AG mögliche Regelverstöße und/oder Gesetzesverletzungen melden.
Hierunter können beispielsweise Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie das Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“), gegen geldwäscherelevante Bestimmungen (Meldeweg „Geldwäsche“) sowie anderweitige Verletzungen fallen.
Die Systeme zur Abgabe von Meldungen etwaiger Verstöße der einzelnen Unternehmen der Unternehmensgruppe sind dabei selbstverständlich strikt voneinander getrennt.
Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A, betrieben. Die iComply GmbH ist hierbei vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ist das jeweilige Unternehmen der Unternehmensgruppe, auf das Sie sich beziehen - also die BTS Finance Group AG, die DEFINET AG, die FORMAXX AG oder die Mayflower Capital AG. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der jeweiligen Unternehmenshomepage.
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ist das jeweilige Unternehmen der Unternehmensgruppe, auf das Sie sich beziehen - also die BTS Finance Group AG, die DEFINET AG, die FORMAXX AG oder die Mayflower Capital AG. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der jeweiligen Unternehmenshomepage.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über unser „iWhistle-System" werden personenbezogene Daten:
Bei der Meldung von Verstößen über unser „iWhistle-System" werden personenbezogene Daten:
- desjenigen, der eine Meldung abgibt (optional/freiwillig!) und
- der von einem Vorfall betroffenen Personen
die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben und verarbeitet.
Gegenstand der Verarbeitung sind hierbei regelmäßig - sofern von Ihnen explizit angegeben - Personenstammdaten, Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail) und die Daten aus Meldungen (bspw. Ablauf der Handlungen betroffener Personen). Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen, Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an das Management und/oder Mitarbeiter anderer Abteilungen , anderer Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unsere rechtliche Verpflichtung
gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Einhaltung der Vorgaben des § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Einhaltung der Vorgaben des § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die Dokumentation von Hinweisen und darin enthaltene personenbezogene Daten werden grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann in Einzelfällen länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Zu Dokumentationszwecken wird darüber hinaus eine abschließende Einschätzung gespeichert.
Welche Datenschutzrechte stehen Betroffenen zu?
Betroffene haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sofern wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, haben Betroffene bei Vorliegen berechtigter Gründe, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht der Verarbeitung zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Zusätzlich haben Betroffene das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können sich Betroffene jederzeit an uns wenden. Schließlich besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, wenn der Verdacht besteht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt